ИНСТРУКЦИЯ № 5 ОТ 30 ЮНИ 2005 Г. ЗА ПРИЕМАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ НА РАЗПЛАЩАТЕЛНИТЕ ВЕДОМОСТИ НА ПРЕКРАТЕНИ ОСИГУРИТЕЛИ БЕЗ ПРАВОПРИЕМНИК

В сила от 01.07.2005 г.
Издадена от Националния осигурителен институт
Обн. ДВ. бр.57 от 12 Юли 2005г., изм. ДВ. бр.40 от 18 Май 2007г., изм. ДВ. бр.109 от 23 Декември 2008г., изм. ДВ. бр.49 от 30 Юни 2009г., изм. ДВ. бр.12 от 8 Февруари 2011г., изм. и доп. ДВ. бр.34 от 4 Май 2012г.

Раздел I.
Общи положения

Чл. 1. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) С тази инструкция се уреждат редът и условията за предаването, приемането, обработването, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи. Към разплащателните ведомости се прилагат:
1. трудови договори (заповеди за назначаване);
2. заповеди за преназначаване;
3. заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;
4. заповеди за освобождаване от работа;
5. трудови книжки;
6. издадени удостоверения обр. УП-1, обр. УП-2, обр. УП-3 и обр. 30;
7. (нова - ДВ, бр. 109 от 2008 г.) протоколи за приети и изплатени възнаграждения от осигурители в несъстоятелност.
(2) Когато възнагражденията са изплащани по банков път, се прилагат и следните документи:
1. платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от лицето, представляващо осигурителя;
2. фишове за възнаграждения, ведомости и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията.

Чл. 2. (1) (Изм. - ДВ, бр. 109 от 2008 г.) Не се приемат и съхраняват документи, чийто срок на съхранение, установен в Закона за Националния архивен фонд, е изтекъл.
(2) (Изм. - ДВ, бр. 109 от 2008 г.) След изтичане на сроковете за съхранение документите се унищожават по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд.
(3) (Новa - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Не се приемат и съхраняват документи по чл. 1 на осигурители, които имат правоприемник. В случай на спор между няколко осигурители относно правоприемството контролните органи на НОИ издават задължителни предписания за приемане на документите по чл. 1 на тази страна по спора, която е правоприемник на прекратения осигурител.

Чл. 3. Юридическите и физическите лица, държавните учреждения, общините и кметовете, съхраняващи разплащателни ведомости на прекратени осигурители, които нямат правоприемник, не могат да унищожават документите по чл. 1.

Чл. 4. (1) Осигурителите и лицата по чл. 3 отговарят за цялостната дейност по опазването, обработването и предаването на документите по чл. 1 в териториалните поделения на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ).
(2) (Изм. - ДВ, бр. 109 от 2008 г.) За архивирането на останалата документация лицата по чл. 3 търсят съдействието на органите за управление на Националния архивен фонд.

Чл. 5. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) Предаване на документите по чл. 1 се извършва след подаване в ТП на НОИ на заявление-декларация от осигурителя, че е прекратил дейността си. Прекратяване на дейността съгласно чл. 5, ал. 10 КСО е налице в следните случаи:
1. за физическите лица - осигурители, които упражняват дейност въз основа на предварителна регистрация, определена с нормативен акт (адвокати, нотариуси, експерт-счетоводители, регистрирани земеделски производители и тютюнопроизводители и др.), за дата на прекратяване на дейността се счита датата на прекратяване на регистрацията;
2. за физическите лица - осигурители, извън тези по т. 1, които са регистрирани с ЕИК по регистър БУЛСТАТ, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на заличаване от регистъра;
3. за еднолични търговци за дата на прекратяване на дейността се счита датата, която е посочена в заявлението-декларация, а за неперсонифицираните дружества - датата, на която органът за управление е приел решение за прекратяване на дейността;
4. (изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) за търговските дружества и кооперациите за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която е вписан ликвидатор в търговския регистър, за юридическите лица с нестопанска цел - датата, на която е вписан ликвидатор в регистъра на юридическите лица с нестопанска цел към окръжния съд по седалище и адрес на управление на юридическото лице с нестопанска цел, а за банките и застрахователите - датата на решението за определяне на ликвидатор от органа по Закона за кредитните институции или Кодекса за застраховане;
5. за юридическите лица, извън тези по т. 4, за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която компетентният орган по закон или по учредителен акт е приел решение за прекратяване на дейността;
6. за едноличните търговци, търговските дружества, юридическите лица с нестопанска цел и кооперациите, обявени в несъстоятелност, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на влизане в сила на съдебното решение за обявяване в несъстоятелност.
(2) Документите по чл. 1 не се приемат, ако не са прекратени трудовите договори на работниците и служителите.
(3) Документите по чл. 1 не подлежат на предаване, ако са прекратени клонове или поделения на осигурителя или е извършена частична ликвидация на дейността му.
(4) (Нова - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Документите по чл. 1 подлежат на предаване, без да е извършена ликвидация в случай на прекратяване на регистрацията на клонове или поделения на чуждестранни осигурители със седалище и адрес на управление в чужбина.
(5) (Изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., предишна ал. 4 - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Към заявлението-декларация се прилагат:
1. за прекратените юридически лица с не-стопанска цел - удостоверения от регистъра на юридическите лица с нестопанска цел към съответния окръжен съд или заверени копия на съдебни решения, документ за първоначална регистрация, пълномощно при представяне на заявлението от упълномощено лице, както и други документи, удостоверяващи правомощията на заявителя;
2. обстоятелствата по прекратяване на регистрацията на осигурителите, както и документите за първоначална регистрация на търговските дружества и кооперациите се проверяват от служител в сектор "Осигурителен архив" в интернет сайта на търговския регистър.
(6) (Предишна ал. 5 - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Заявлението-декларация се подава в 30-дневен срок от датата на прекратяване на дейността съгласно ал. 1.
(7) (Нова - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Заявлението-декларация по ал. 1 може да бъде подадено и от следните лица:
1. лицата, представляващи търговски дружества, неперсонифицирани дружества, кооперации, както и синдиците и ликвидаторите;
2. физически лица и лицата, представляващи юридически лица, които съхраняват документите по чл. 1 на прекратени осигурители без правоприемник;
3. физически лица и лицата, представляващи юридически лица, които съхраняват документи по чл. 1 на осигурители, които не са прекратени, но които не извършват дейност, с което създават невъзможност за осигурените лица да удостоверят осигурителните си права;
4. наследниците на починалия едноличен търговец, собственик на търговско дружество или самоосигуряващо се лице.
(8) (Нова - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Заявлението-декларация се подава лично от лицата по ал. 7 или от упълномощени от тях лица, като пълномощното или копие от него се прилага към заявлението-декларация и се съхранява в ТП на НОИ. Когато заявлението-декларация се подава по реда на ал. 7, т. 4, то може да бъде подадено само от един от наследниците, ако е упълномощен за това от останалите, като пълномощното се прилага към заявлението-декларация и се съхранява в ТП на НОИ.

Чл. 6. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) Документите по чл. 1 могат да бъдат иззети по нареждане на ръководителя на ТП на НОИ, когато:
1. (изм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) не е подадено заявление-декларация в срока по чл. 5, ал. 6;
2. след подаване на заявление-декларация по чл. 5 осигурителят не се е явил в срока, определен за предаване на документите.
(2) (Изм. и доп. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Документите се изземват, ако след изтичането на съответния срок по ал. 1 е издадено задължително предписание за предаването им съгласно чл. 108, ал. 1, т. 3 КСО, което е влязло в сила и не е изпълнено.
(3) Ръководителят на ТП на НОИ може да нареди документите по чл. 1 да се изземат и при следните условия:
1. осигурителят не е прекратил дейност съгласно чл. 5, ал. 1, но не е извършвал дейност през повече от една календарна година и съществува възможност осигурените лица да не могат да удостоверят осигурителните си права, поради неправилно съхранение на документите по чл. 1 или поради обстоятелството, че не се издават документи за осигурителен стаж и осигурителен доход;
2. издадени са задължителни предписания по чл. 108, ал. 1, т. 3 КСО за начина на съхраняване на документите по ал. 1 и издаването на документи за осигурителен стаж и доход, които не са изпълнени в определения срок.
(4) Документите, иззети по ал. 3, се връщат на осигурителя по негово искане, когато отново започне да извършва дейност и след заплащане на разходите по обработката им.
(5) Задължителните предписания се връчват по реда на чл. 110, ал. 4 КСО.

Раздел II.
Предварителна обработка на предстоящата за предаване документация

Чл. 7. (1) (Предишен текст на чл. 7 - ДВ, бр. 40 о т 2007 г.) Документите по чл. 1 се обработват от осигурителите, физическите и юридическите лица, държавните учреждения, общините или кметовете съобразно изискванията на този раздел.
(2) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Иззетите на основание чл. 108, ал. 7 КСО документи на прекратени осигурители без правоприемник и на осигурители, обявени в несъстоятелност, се обработват съобразно изискванията на този раздел, за сметка на НОИ, от определени от ръководителя на ТП на НОИ лица. В случай че е сключен договор за обработка на документи по чл. 1, извършената работа се заплаща по цени, определени с тарифа от управителя на НОИ.
(3) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите, иззети на основание чл. 6, се обработват от съответното ТП на НОИ съгласно изискванията на този раздел, като разходите по обработването се възстановяват от осигурителите. В случай че осигурителите не възстановят доброволно направените разходи за обработване на документите, сумите се събират по реда на чл. 110 КСО.

Чл. 8. (1) Документите по чл. 1 се систематизират в дела, оформени в отделни папки.
(2) Формирането (обособяването) на делата се извършва чрез групиране на документите по видове.
(3) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Делото следва да съдържа само един вид документи и да не надвишава 250 листове.

Чл. 9. (1) Обработването на делата за съхраняване се състои в номериране, поставяне на заглавна страница и заверителен надпис и почистване от метални крепители.
(2) Делата се номерират в горния десен ъгъл на листа така, че да не се засяга текстът. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или на обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на делата.
(3) Листовете от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата, листове се номерират като два листа.
(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) В делата, съдържащи заповеди по трудова дейност (трудови договори, заповеди за преназначаване, заповеди за освобождаване и др.), документите се подреждат за всяко едно лице в хронологичен ред.
(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Когато при номерацията са пропуснати страници, не се извършва нова номерация, а пропуснатите страници се номерират с цифри и букви.

Чл. 10. (1) При оформяне на заглавната страница на делото се посочват:
1. пълното наименование на осигурителя, а в скоби - съкратеното, ако има такова, и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);
2. наименованието на поделението и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);
3. заглавието на делото според вида на документите в него;
4. началните и крайните дати на документите в делото.
(2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва наименованието, което е имал към момента на съставяне на документите. В хронологичен ред се изброяват промените в наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.
(3) Ако делото е формирано от един осигурител, а е приключено от друг, на заглавната страница се добавя наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) на осигурителя-правоприемник.

Чл. 11. (1) В края на всяко дело се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи), отбелязват се характерните особености на документите и настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, прилагане на нови документи към делото и т.н.).
(2) Заверителният надпис на книговезки подвързаните документи се прави на вътрешната страна на корицата.
(3) Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.

Чл. 12. (1) След оформянето на делата се съставят описи, които се състоят от:
1. заглавен лист;
2. данни за делата (описание на документите в делата);
3. рекапитулация.
(2) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) В заглавния лист на описа се вписват пълното, а в скоби съкратеното наименование на осигурителя, БУЛСТАТ (ЕКПОУ), поредният номер на описа, началната и крайната дата на включените в описа дела и броят на листовете на описа. Ако липсват документи, се вписва периодът, за който се отнасят.
(3) При промени в наименованието на осигурителя в заглавния лист първо се вписва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.
(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Когато осигурителят е имал поделения, които самостоятелно са водили разплащателни ведомости, за всяко от тях се съставят отделни описи на делата.
(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Описите се подписват и подпечатват от осигурителите и лицата по чл. 3, като се изготвят в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и за осигурителя.

Чл. 13. (1) В описа се включват следните данни за делата:
1. пореден номер на делото;
2. заглавие на делото;
3. начална и крайна дата на документите в делото;
4. брой на листовете, включени в делото;
5. забележка относно особеностите и физическото състояние на делото, липсващи документи и периодът, за който се отнасят.
(2) В края на всеки опис се прави рекапитулация с цифри и думи за броя на описаните дела.

Чл. 14. Описите се подписват и подпечатват от осигурителите (физическите или юридическите лица, ръководителите на държавните учреждения и кметовете) или от упълномощени от тях длъжностни лица. Те се изготвят в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и лицата.

Раздел III.
Предаване и приемане на документите

Чл. 15. (1) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Документите по чл. 1 се предават от осигурителите и лицата по чл. 3 в ТП на НОИ, на територията на което са седалищата им. Физическите лица - осигурители, предават документите в ТП на НОИ по постоянен адрес, а едноличните търговци - по постоянния си адрес или по седалището им. Ръководителят на ТП на НОИ определя датата за приемане на документите.
(2) (Нова - ДВ, бр. 109 от 2008 г., изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Осигурителите - юридически лица и еднолични търговци, които са осъществявали през продължителни периоди от време дейност на територията на ТП на НОИ, различни от седалището им, и са имали наети на работа лица, могат да поискат със заявление до управителя на НОИ да бъде променено ТП на НОИ, в което следва да предават архива. Заявлението се подава чрез директора на Дирекция "Осигурителен архив и документно-информационни дейности", който дава мотивирано предложение за промяна на ТП на НОИ, в което се предава архивът. Управителят на НОИ издава заповед за промяна на ТП на НОИ, в което се предават документите по чл. 1, с оглед да се улесни приемането и предаването им и издаването на документи за осигурителен стаж и доход.
(3) (Предишна ал. 2, доп. - ДВ, бр. 109 от 2008 г.) Документите по чл. 1 могат да се предават и в съответното териториално архивохранилище по реда на ал. 1. В тези случаи може да се прилага процедурата по ал. 2.
(4) (Предишна ал. 3 - ДВ, бр. 109 от 2008 г.) Превозването на документите до мястото на предаването им е за сметка на лицата по ал. 1.

Чл. 16. Когато документите по чл. 1 са предадени в ТП на НОИ, транспортирането им до определеното архивохранилище е за сметка на ТП на НОИ, в което са предадени.

Чл. 17. (1) В ТП на НОИ и в архивохранилищата се приемат само документи, които са обработени съобразно посочените в раздел II изисквания.
(2) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Неправилно обработените документи се връщат на осигурителите и лицата по чл. 3 с указания за дообработване, като превозването им е за тяхна сметка.

Чл. 18. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите се приемат от приемателни комисии към ТП на НОИ, една от които е постоянно действаща. Комисиите се определят със заповед на ръководителя на ТП на НОИ и се състоят от председател и двама членове. Когато документите се предават в архивохранилище, те се приемат от постоянно действащата приемателна комисия към ТП на НОИ, на чиято територия се намира архивохранилището.

Чл. 19. Приемателната комисия има следните функции:
1. (доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) проучва правилната обработка на делата и съставените описи, преглежда документите и взема решение за приемането или връщането им за дообработване, като се дават и съответните указания;
2. предоставя съставените описи на делата за одобрение от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице;
3. съставя приемателно-предавателните протоколи.

Чл. 20. (1) Приемането на документите в ТП на НОИ и в архивохранилището се извършва с приемателно-предавателен протокол.
(2) Описите на делата се одобряват от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице и представляват неразделна част от приемателно-предавателния протокол.

Чл. 21. (Изм. и доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Приемателно-предавателният протокол се изготвя в три екземпляра, които се подписват от упълномощени от осигурителите длъжностни лица и от членовете на постоянно действащата приемателна комисия. Протоколът се изготвя в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и осигурителите.

Чл. 22. (1) След подписване на приемателно-предавателния протокол ръководителят на ТП на НОИ, на чиято територия е седалището на осигурителя, или упълномощено от него длъжностно лице издава на осигурителите по чл. 5, ал. 10 КСО удостоверение за предаване на разплащателните ведомости.
(2) (Доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Когато осигурителят е регистриран след 1.01.2000 г., няма наети лица и не води разплащателни ведомости, се издава удостоверение, в което се вписват посочените обстоятелства след извършване на проверка в регистъра на осигурените лица и трудовите договори от длъжностно лице от отдел/сектор "Осигурителен архив" към ТП на НОИ. По предложение на ръководителя на отдел/сектор "Осигурителен архив" до началника на отдел "Краткосрочни плащания и контрол" се извършва и проверка от контролен орган от съответното ТП на НОИ.
(3) Когато липсват разплащателните ведомости изцяло или за определен период от време, се издава удостоверение, в което се вписват посочените обстоятелства.
(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) След подаване на заявлението-декларация по чл. 5, ал. 1 се извършва проверка от контролните органи на ТП на НОИ за задължения на осигурителите, освен в случаите по ал. 2. Удостоверенията по ал. 1 - 3 се издават след приключване на проверката.
(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. и доп. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Срокът за валидност на удостоверенията е дванадесет месеца считано от датата на издаването. В случаите, когато не е приключена процедурата по заличаване на осигурителя и издаденото удостоверение по чл. 22, ал. 1 е с изтекъл срок, се издава ново удостоверение, чийто срок на валидност е дванадесет месеца, считано от датата на издаването.

Чл. 23. (Изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Приемо-предавателните протоколи се систематизират в ТП на НОИ и в архивохранилището, като за целта се оформя досие на осигурителя според утвърдената номенклатура на делата в РУ "СО".

Чл. 24. (1) Предадената в ТП на НОИ документация се завежда в регистър на постъпленията по реда на нейното постъпване. Регистърът съдържа следните данни:
1. пореден номер на постъплението;
2. дата на постъпването;
3. наименование и адрес на осигурителите и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);
4. вид на предадените документи и периодите, за които се отнасят.
(2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.
(3) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Приетата от приемателните комисии към ТП на НОИ документация се предава в съответното архивохранилище с приемателно-предавателен протокол по образец, подписан от представители на комисиите на архивохранилището и на предаващото документацията ТП на НОИ, и се съхранява 50 години.

Раздел IV.
Съхраняване на приетите документи (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 25. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 26. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 27. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 28. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Раздел V.
Съхраняване и използване на документалния масив (Загл. изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 29. (Нов - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) Документите по чл. 1 обособяват самостоятелен документален масив.
(2) За организиране, съхранение и използване на документалния масив се създават архивохранилища.
(3) Архивохранилищата се управляват от ръководителите на съответните ТП на НОИ, на чиято територия са разположени.
(4) Централното управление на НОИ оказва методическа помощ и упражнява контрол по състоянието, съхраняването и използването на документите в архивохранилищата.

Чл. 29а. (Предишен чл. 29, изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) (Изм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Националният осигурителен институт създава и поддържа информационна система за съдържанието на документите по чл. 1 под формата на електронно досие на всеки осигурител. Данните от информационната система се използват за изчисляване и отпускане на пенсии и парични обезщетения.
(2) (Отм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.)
(3) Стелажите и клетките на стелажите се номерират.
(4) На всеки стелаж се поставя указател, който съдържа следните данни:
1. брой клетки на стелажа;
2. наименование на осигурителите и номера на клетките, в които са разположени съответните документи;
3. вид на документите;
4. периодите, за които се отнасят.

Чл. 30. (1) (Доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г., изм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Документите, приети за съхранение в ТП на НОИ и в архивохранилищата, се използват за издаване на документи за осигурителен стаж и осигурителен доход. Издадените документи за осигурителен стаж и доход се завеждат чрез деловодна регистрационна програма на НОИ.
(2) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) При искане на заинтересованите лица се издават и документи за трудов стаж и за доход във връзка с данъчно облагане по Закона за данъците върху доходите на физическите лица.

Чл. 31. (Отм. - ДВ, бр. 34 от 2012 г.)

Чл. 32. (1) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. и доп. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Документите по чл. 30 се издават въз основа на писмено заявление от лицето, за което се отнасят, или от неговите наследници, в която се посочват: трите имена, ЕГН, адресът, наименованието на осигурителя, при когото е работило, заеманата длъжност, периодът на работа, видът на искания документ и периодът, за който се отнася документът. Заявлението се подава лично в ТП на НОИ или в архивохранилището, като се завежда в деловодната регистрационна програма на НОИ.
(2) При промени в наименованието на осигурителя лицето посочва наименованието, което осигурителят е имал по време на полагане на стажа. По възможност лицето посочва предишни и следващи наименования на осигурителя.
(3) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) При необходимост от лицето се изисква попълване на декларация за идентичност на имената и/или представяне на документ от службата по гражданско състояние към общината.
(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Заявлението по ал. 1 може да се подава и от упълномощено лице с нотариално заверено пълномощно. В този случай към заявлението се прилага и копие от пълномощното.
(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Когато заявлението по ал. 1 се подава от наследници на лицето, към нея се прилага и удостоверение за наследници.
(6) (Нова - ДВ, бр. 109 от 2008 г.) Документи по чл. 30 се издават и по искане на длъжностното лице, на което е възложено ръководството по пенсионното осигуряване в ТП на НОИ, като в искането се посочват всички данни по ал. 1 и 2.

Чл. 33. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 34. (1) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г., изм. - ДВ, бр. 49 от 2009 г.) Документите по чл. 30 се издават безплатно в срок до 30 дни.
(2) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите по чл. 30 се връчват лично на лицата или на упълномощеното от тях лице срещу подпис и съответно датиране или се изпращат по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка.
(3) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Дубликати на издадени документи се издават срещу заплащане съгласно Тарифа за цените и начините за ценообразуване за изготвяне на специализирани продукти и услуги на НОИ.

Чл. 35. (Изм. - ДВ, бр. 12 от 2011 г.) Заявлението по чл. 32, ал. 1 се завежда, а документите по чл. 30 се извеждат в деловодна регистрационна програма на НОИ.

Чл. 36. Ръководителят на ТП на НОИ със заповед определя лицата, които могат да издават документи за осигурителен стаж и доход.

Чл. 37. (1) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) При поискване информация от документалния масив се предоставя на Изпълнителна агенция "Главна инспекция по труда", контролните органи на Министерството на финансите, органите на Министерството на вътрешните работи и на органите на съдебната власт и Националната агенция за приходите.
(2) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Информацията се предоставя под формата на удостоверение или заверено копие на оригинала.

Допълнителни разпоредби

§ 1. По смисъла на раздел I "документи, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи" са:
1. документите по чл. 1;
2. протоколните книги за установяване на членството в ТКЗС;
3. декларациите за членство в ТКЗС;
4. партидните книги за начислените трудодни на член-кооператорите и на членовете на техните домакинства срещу вложения от тях труд;
5. списъците на производствените бригади;
6. списъците на постоянно заетите на работа кооператори;
7. книгите за пенсионните вноски;
8. книгите за отработените трудодни на кооператорите;
9. книгите за семеен акорд;
10. изплащателните картони;
11. личните досиета;
12. азбучниците;
13. книгите за отчитане на труда.

Преходни и Заключителни разпоредби

§ 2. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Предаването и приемането на документите по чл. 1 на прекратени осигурители без правоприемник, съхранявани от физически и юридически лица, държавни учреждения, общини или кметове, се извършва по реда на раздел III в двугодишен срок от влизане в сила на инструкцията.

§ 2а. (Нов - ДВ, бр. 34 от 2012 г.) Лицата, които съхраняват ведомости и други документи за осигурителен стаж и осигурителен доход за работници и служители, които са работили при еднолични търговци, търговски дружества, кооперации и клонове на чуждестранни търговци, заличени на основание § 5, ал. 1 и 2 от ПЗР на ЗДР, подават заявление-декларация в компетентното ТП на НОИ, като прилагат удостоверение, издадено от окръжния съд по последна регистрация.

§ 3. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Инструкцията се издава на основание чл. 5, ал. 12 от Кодекса за социално осигуряване.

§ 4. Инструкцията влиза в сила от 1 юли 2005 г.

ИНСТРУКЦИЯ ЗА ИЗМЕНЕНИЕ И ДОПЪЛНЕНИЕ НА ИНСТРУКЦИЯ № 5 ОТ 2005 Г. ЗА ПРИЕМАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ НА РАЗПЛАЩАТЕЛНИТЕ ВЕДОМОСТИ НА ПРЕКРАТЕНИ ОСИГУРИТЕЛИ БЕЗ ПРАВОПРИЕМНИК

(ОБН. - ДВ, БР. 109 ОТ 2008 Г.)

§ 5. Навсякъде в инструкцията думите "Държавния архивен фонд" се заменят с "Националния архивен фонд".

ИНСТРУКЦИЯ ЗА ИЗМЕНЕНИЕ И ДОПЪЛНЕНИЕ НА ИНСТРУКЦИЯ № 5 ОТ 2005 Г. ЗА ПРИЕМАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ НА РАЗПЛАЩАТЕЛНИТЕ ВЕДОМОСТИ НА ПРЕКРАТЕНИ ОСИГУРИТЕЛИ БЕЗ ПРАВОПРИЕМНИК

(ОБН. - ДВ, БР. 12 ОТ 2011 Г.)

§ 12. Навсякъде в инструкцията думите "молба" или "писмена молба" се заменят със "заявление", съответно "писмено заявление".

§ 13. Навсякъде в инструкцията думите "входящо-изходящ дневник" се заменят с "деловодна регистрационна програма на НОИ".